Mit Umsetzung der Ziele aus dem DigitalPakt Schule durch Bund, Länder und Kommunen werden insbesondere die kleineren kommunalen Schulträger vor große Herausforderungen gestellt. Nicht nur aufgrund der deutlich erweiterten Technikausstattung und dem damit erhöhten administrativem Pflege- und  Supportaufwand, sondern auch aufgrund der deutlich komplexeren Strukturen und Verknüpfungen der technischen Komponenten im Sinne des Lernerfolgs in den Schulen, der in deren Medienbildungskonzept beschrieben ist.

Im Rahmen einer Fördermaßnahme gemäß der Richtlinie zur Förderung regionaler und landesweiter Projekte zur Digitalisierung des Schulwesens (VwV RegioDigiS) des Staatsministeriums für Kultus wird gemeinsam mit der Stadtverwaltung Plauen und kommunalen Schulträgern als Kooperationspartner pilothaft ein Standard für ein Service Management System konzipiert, das als Ergebnis speziell in kleineren und mittleren Schulen einsetzbar ist. Insbesondere diese sind somit in der Lage, ohne große Anfangsinvestition und Risiko, ein professionell entwickeltes standardisiertes System zu nutzen.

Unsere Projektpartner sind:         

• Stadt Aue-Bad Schlema
• Stadt Plauen
• Gemeinde Königswartha
• Stadt Limbach-Oberfrohna
• Stadt Pirna
• Stadt Schkeuditz
• Stadt Stolpen
• Gemeinde Weischlitz
• Stadt Wilsdruff
• Stadt Radeberg
• Stadt Freiberg

Eine einjährige, dem Projekt vorangegangene Analyse von Daten aus ca. 90 sächsischen Schulen hat aufgezeigt, dass nur sehr wenige aber vor allem größere Schulträger über ein professionelles Service Management für ihre Schulverwaltung, d.h. ein geordnetes Fehlermanagement und transparente automatisierte Serviceprozesse verfügen.

Zudem gibt es im Schulumfeld besondere Herausforderungen:

• eine hohe Anzahl an Produkten und Services
• hohe Bandbreite an Technologiegenerationen
• vollständige Trennung zwischen Verwaltung und pädagogischen Netzen
• hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit
• komplexes Zusammenspiel von Schulträgern, Schulen und externen Dienstleistern

Damit der Einsatz von IT an den Schulen eine qualitative Verbesserung des Unterrichts bewirken kann, muss sichergestellt werden, dass die Technik stets einsatzbereit ist.

Ein professionelles Service Management ist die Grundlage für die schulträgerweite IT-Organisation an Schulen. Ein Service Management System wird: 

• die Anzahl der Servicefälle an Schulen reduzieren kann, vor allem durch schnelle Eigenrecherche in unserer umfangreichen, verständlichen Wissensdatenbank.
  
  - auf Basis der in Ihrer Organisation/Einrichtung verwendeten Hard- und Software
• eine zielgerichtete Kommunikation und ein geringerer Abstimmungsaufwand zwischen den Beteiligten ermöglichen. Sie arbeiten alle auf der gleichen Datenbasis mit eindeutigen Zuständigkeiten durch kommunizierte Rollen und Verantwortlichkeiten.
• die Transparenz über den Bearbeitungsstand sowie über den Aufwand erhöhen. Alle Beteiligten können sehen, an welcher Stelle Ihre Anfrage bearbeitet wird. 
• die Medienentwicklungsplanung zwischen Schule und Schulträger deutlich verbessern. Beide werden in die Lage versetzt, den künftigen Bedarf von Geräten/ Objekten im Rahmen der Medienentwicklungs- und Haushaltsplanung aus dem Tool heraus zu erstellen.

Das Projekt ist für eine Nachnutzung konzipiert und bietet das Potential, speziell für kleine und mittlere Kommunen, die nicht über die nötigen eigenen personellen sowie finanziellen Ressourcen verfügen, ein Service Management System für ihre Schulen zu etablieren und zu nutzen. Die größte Chance besteht darin, eine sachsenweite Wissensdatenbank aufzubauen.